Подготовка к внедрению охранной системы безопасности в офисе

Охрана офиса – это сложная система, обеспечивающая безопасность и требующая масштабных изменений в устоявшемся режиме работы предприятия. Для того, чтобы значительно упростить решение административных вопросов, связанных с подготовкой к внедрению этой системы, существует ряд рекомендаций по внесению изменений в корпоративные документы.

Рекомендуется выполнить следующие мероприятия:

1)     Заключить договор услуги охраны обслуживания с ЧОП. В этом случае частное охранное предприятие согласует с Вами вопросы подключения новых охранных приборов.

2)     Изменить штатное расписание. Обеспечение охраны в офисе потребует добавить ряд новых обязанностей в должностную инструкцию администратора офиса и удалить ряд обязанностей, которые администратор не должен будет больше выполнять.

Рассмотрим то, какие обязанности добавляются или удаляются из должностной инструкции основных должностных лиц.

Руководитель компании

Обязанности, подлежащие удалению:

• Контроль над соблюдением сотрудниками должностных обязанностей, требующий личного присутствия.

Администратор офиса

Обязанности, подлежащие добавлению:

• Ведение электронной базы данных единой системы безопасности.
• Выдача, изъятие, регистрация карт доступа и пропусков, а также задание прав доступа.
• Проверка состояния помещений перед закрытием офиса с помощью ПО или визуального осмотра индикации на считывателях.
• Проверка того, корректно ли осуществляется охрана объектов.
• Передача и снятие помещения с охраны звонком дежурному сотруднику ЧОП.
• Уведомление компании-установщика о поломках и сбоях в работе оборудования, а также о необходимости проведения ремонтных работ.
• Фиксация опозданий сотрудников на работу, предоставление соответствующих отчетов руководителю.
• Распределение посетителей по приемным в зависимости от степени загруженности менеджеров.
• Информирование посетителей о правилах пользования системой приема посетителей.

Обязанности, подлежащие удалению:

• Ведение картотеки сотрудников.
• Ежедневная выдача ключей от помещений.
• Обход всех помещений офиса по окончании рабочего дня.
• Организация замены замка при утере ключей.

Сотрудники компании

Обязанности, подлежащие добавлению:

• Использование карт доступа.
• Самостоятельная постановка помещений на охрану в случаях, когда в помещении не остается ни одного сотрудника.

Обязанности, подлежащие удалению из должностных инструкций сотрудников Компании:

• Ежедневное получение ключей от помещений в начале рабочего дня.
• Ежедневная сдача ключей от помещений по окончании рабочего дня.
• Закрытие помещения на ключ во всех случаях, когда в помещении не остается ни одного сотрудника.

Необходимые нормативные документы, требующие создания или доработки в связи с внедрением единой системы безопасности:

• Положение о внутриобъектовом режиме.
• Инструкция по действиям в чрезвычайных ситуациях.
• Плакат о ведущемся видеонаблюдении.
• Положение о внутриобъектовом режиме.
• Должностная инструкция администратора офиса.

Заказать охрану офисов и бизнес центров

Узнать подробнее об охране офисов

• Звоните по телефону +7 (495) 760-01-26 или +7 (495) 760-01-33
• Адрес и схема проезда здесь