Охрана офиса – это сложная система, обеспечивающая безопасность и требующая масштабных изменений в устоявшемся режиме работы предприятия. Для того, чтобы значительно упростить решение административных вопросов, связанных с подготовкой к внедрению этой системы, существует ряд рекомендаций по внесению изменений в корпоративные документы.
Рекомендуется выполнить следующие мероприятия:
- Заключить договор услуги охраны обслуживания с ЧОП. В этом случае частное охранное предприятие согласует с Вами вопросы подключения новых охранных приборов.
- Изменить штатное расписание. Обеспечение охраны в офисе потребует добавить ряд новых обязанностей в должностную инструкцию администратора офиса и удалить ряд обязанностей, которые администратор не должен будет больше выполнять.
Рассмотрим то, какие обязанности добавляются или удаляются из должностной инструкции основных должностных лиц.
Руководитель компании
Обязанности, подлежащие удалению:
- Контроль над соблюдением сотрудниками должностных обязанностей, требующий личного присутствия.
Администратор офиса
Обязанности, подлежащие добавлению:
- Ведение электронной базы данных единой системы безопасности.
- Выдача, изъятие, регистрация карт доступа и пропусков, а также задание прав доступа.
- Проверка состояния помещений перед закрытием офиса с помощью ПО или визуального осмотра индикации на считывателях.
- Проверка того, корректно ли осуществляется охрана объектов.
- Передача и снятие помещения с охраны звонком дежурному сотруднику ЧОП.
- Уведомление компании-установщика о поломках и сбоях в работе оборудования, а также о необходимости проведения ремонтных работ.
- Фиксация опозданий сотрудников на работу, предоставление соответствующих отчетов руководителю.
- Распределение посетителей по приемным в зависимости от степени загруженности менеджеров.
- Информирование посетителей о правилах пользования системой приема посетителей.
Обязанности, подлежащие удалению:
- Ведение картотеки сотрудников.
- Ежедневная выдача ключей от помещений.
- Обход всех помещений офиса по окончании рабочего дня.
- Организация замены замка при утере ключей.
Сотрудники компании
Обязанности, подлежащие добавлению:
- Использование карт доступа.
- Самостоятельная постановка помещений на охрану в случаях, когда в помещении не остается ни одного сотрудника.
Обязанности, подлежащие удалению из должностных инструкций сотрудников Компании:
- Ежедневное получение ключей от помещений в начале рабочего дня.
- Ежедневная сдача ключей от помещений по окончании рабочего дня.
- Закрытие помещения на ключ во всех случаях, когда в помещении не остается ни одного сотрудника.
Необходимые нормативные документы, требующие создания или доработки в связи с внедрением единой системы безопасности:
- Положение о внутриобъектовом режиме.
- Инструкция по действиям в чрезвычайных ситуациях.
- Плакат о ведущемся видеонаблюдении.
- Положение о внутриобъектовом режиме.
- Должностная инструкция администратора офиса.
